Давно стало ясно: главным ресурсом любого бизнеса является персонал. Поиск профессиональных и мотивированных специалистов стал одной из основных задач для компаний, а на борьбу с текучкой кадров, которая является большим риском для бизнеса, кидаются все силы. Прошли времена, когда подбором персонала занимались секретари и офис-менеджеры, сегодня без рекрутера не обходится ни одна уважающая себя компания. И если на его зарплату более не скупятся, то автоматизация процесса подбора персонала по-прежнему происходит по остаточному принципу.

Если говорить в целом об автоматизации работы HR-служб, в России, по данным аналитической службы компании TAdviser, объем рынка систем управления персоналом в в 2012 г. превысил 15 млрд руб. и приобрел признаки «насыщения» – резкого сокращения новых проектов и игроков. Иными словами, компании, которые могли позволить себе комплексные HRM-системы, уже их приобрели. К сожалению, в других странах СНГ подобных исследований не проводилось, однако есть все основания предполагать похожую ситуацию на постсоветском пространстве.

Но HRM – это широкое понятие, которое включает в себя не только автоматизацию подбора персонала, но и автоматизированный расчет заработной платы, управление талантами, учет сотрудников, управление эффективностью и обучением, а также взаимодействие пользователей с системой. Очевидно, что подобные инвестиции могут позволить себе только крупные компании. Но это вовсе не значит, что среднему и малому бизнесу ни к чему автоматизировать работу HR-службы. Для этих компаний имеет смысл начать с автоматизации подбора персонала, а альтернативным решением комплексным HRM-системам послужит CRM для рекрутинга.

Такая система позволит оптимизировать рабочее время рекрутера или HR-менеджера, выполняющего функции подбора персонала. Вместо того, чтоб каждый день выполнять монотонную работу по размещению вакансий на job-порталах, перечитыванию откликов и резюме, предварительному телефонному интервью с кандидатами и времязатратному  документообороту, специалист может сконцентрироваться на не менее важных вещах: адаптации и обучении персонала, выявлении и развитии талантов среди сотрудников, формировании кадрового запаса и пр.

Кроме этого, CRM для рекрутинга повышает эффективность самого процесса подбора персонала, что, в свою очередь, уменьшает риск ошибки при найме.

Существует три основных бизнес-процесса в рекрутинге, которые необходимо автоматизировать в рамках внедрения CRM.

Автоматизация кадрового документооборота не случайно стоит на первом месте. Постоянное заполнение одних и тех же шаблонов документов и повторение операций отнимает ценное время HR-менеджера. К тому же, такая работа требует особой внимательности и сосредоточенности, сохранять которые в условиях монотонности бывает особенно тяжело. А сохранение в системе всей истории взаимоотношения с кандидатами – независимо от того, был он принят в итоге на работу или нет – упрощает поиск данных и заполнение полей в документах и, что самое главное, устраняет человеческий фактор при работе с документами.

В процессе рекрутинга, прежде всего, важна автоматизация работы с такими документами как трудовой договор, заявление о приеме и приказ о приеме на работу (форма П-1). Однако часто, особенно, если HR-специалист в компании единственный, необходимы и остальные кадровые документы: перемещения работников (форма П-5), приказы о предоставлении отпуска работникам (формы П-6 и П-7), увольнение из организации (форма П-8). Все эти шаблоны, как правило, имеются в CRM для рекрутинга, а их оформление автоматизировано таким образом, что заполнение всех полей осуществляется буквально нажатием одной кнопки.

На второе место по неэффективной  трате рабочего времени можно смело поставить процесс размещения вакансий на всевозможные job-порталы. Хорошо, если такая работа состоит просто в копировании и вставке информации из внутренней заявки на вакансию. Но часто порталы по поиску работы требуют заполнения специальной формы на размещение вакансии, что занимает еще больше времени. Если таких ресурсов 5, а вакансий – 3, только публикация объявлений может занять у рекрутера целый день.

CRM для рекрутинга имеет отличные инструменты для того, чтобы проделать ту же работу намного быстрее. Автоматизация этого бизнес-процесса позволяет размещать объявление на ведущих job-порталах всего за одну операцию, отслеживать сроки хранения и, в случае необходимости, продлевать публикацию. При этом все отклики на вакансии автоматически сохраняются в системе, позволяя проанализировать их количество и качество с каждого партнерского сайта.

Третий бизнес-процесс, который обязательно должен быть автоматизирован в HR-отделе, – это обработка многочисленных резюме. Как правило, на просмотр одного CV рекрутер тратит до 6 секунд, но не потому, что этого времени ему достаточно для изучения информации о кандидате, а потому что больше специалист просто не может себе позволить, учитывая загрузку и количество откликов. Стоит ли говорить, что в подобной спешке менеджер может пропустить важную информацию, размещенную в резюме и сделать ошибку при приеме человека на работу.

В случае автоматизации процесса отбора кандидатов упрощается ряд привычных операций, что дает рекрутеру самое ценное – время. При отклике на вакансию резюме автоматически импортируется из почтового ящика с одновременным распознаванием ключевой информации о кандидате.

Даже если резюме не размещалось в сети и рекрутер самостоятельно ищет подходящих кандидатов, CRM может упростить его задачу. Во-первых, инструменты системы позволяют осуществить поиск одновременно по нескольким сайтам с помощью одного поискового запроса. Во-вторых, всего один клик переносит подходящее резюме в базу данных компании. В-третьих, эффективность такого поиска повышается за счет того, что устраняется трата времени на кандидата, по которому уже велась или ведется работа в данный момент.

Само собой, CRM для рекрутинга необходима, прежде всего, рекрутинговым компаниям, для которых подбор персонала – это основная деятельность и источник доходов. Но не только им. Если говорить о внутреннем рекрутинге, стоит окончательно развенчать миф о том, что она подойдет только крупным компаниям. Как раз малому и среднему бизнесу, где уровень текучки кадров, как правило, значительно выше, а HR-менеджер в штате всего один, необходимо сосредоточиться на качестве подбора персонала. Стабильный, профессиональный и мотивированный коллектив – это цель любой компании, ориентированной на лидерские позиции на рынке.

Также читайте по этой теме

• 3 характеристики и 3 эффективных стратегии, гарантирующих удержание клиентов в b2b
• CRM: скрытые проблемы
• Как выбрать CRM-систему?